Apa Itu Invoice? Ketahui Jenis, Cara Membuat, dan Contohnya!

Apa itu invoice dan apa perbedaannya dengan nota? Apa saja jenis invoice dan bagaimana cara membuatnya? Di artikel ini saya coba menjelaskannya dan memberikan beberapa contoh.

Faktur, tagihan, atau invoice adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Berisikan detail transaksi dan waktu transaksi antara penjual dan pembeli.

Invoice akan muncul ketika pembeli menuntaskan pemesanannya dan penjual mengirimkan pesanan.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar.

Baca juga:
* Pengertian Toleransi + Contoh Sikap Pelaksanaannya

Fungsi Invoice

Apa fungsi dan manfaat dari invoice? Apa benar-benar penting bagi pihak yang menjual barang atau jasa dan juga penting bagi pembelinya?

Fungsi invoice adalah sebagai rekam jejak pembelian atas produk atau jasa.

Kegunaan lainnya adalah;

• Transparansi keuangan antara penjual dan pembeli
• Acuan sah atas transaksi yang dilakukan
• Rekam produksi perusahaan
• Bukti keluar masuk pesanan
• Untuk pembukuan

Perbedaan Invoice dan Nota

Lalu apa bedanya dengan nota? Apakah tidak cukup hanya dengan nota saja saat bertransaksi?

Kebanyakan masyarakat umum memiliki kesalahpahaman tentang nota dan invoice. Belum mengetahui apa saja beda antara keduanya. Padahal, dari definisinya saja sudah berbeda.

Definisi nota adalah lembaran tanda jual beli secara kontan. Sedangkan definisi invoice adalah rekam bayar dari pemesanan barang atau jasa yang telah dilakukan sebelumnya.

Nota bisa diterbitkan oleh siapa saja, baik usaha perorangan atau badan usaha yang tidak kena pajak.

Sedangkan perusahaan besar kena pajak akan menggunakan invoice sebagai dokumen rekam bayarnya.

Komponen dan Isi Invoice

Apa saja komponen yang ada dalam sebuah invoice? Yang jelas, isinya akan terlihat lebih rumit dibanding dengan isi dari nota.

Demikian karena invoice erat kaitannya dengan arus laporan keuangan perusahaan.

Berikut ini isi dari invoice:

• Tanggal terbit invoice
• Nomor invoice
• Nama dan alamat 2 pihak (nama penjual dan nama pembeli)
• Rincian barang atau jasa yang menjadi objek transaksi. Yaitu; jumlah barang/jasa, harga satuan, dan total harga yang harus dibayar oleh pembeli.
• Diskon (opsional)
• Pajak (Nomor NPWP penjual)
• Tanggal jatuh pembayaran
• Syarat dan ketentuan pembayaran (opsional)
• Sistem pembayaran yang digunakan. (tunai, kredit, atau debit card)

Jenis Invoice

Faktur secara umum dibagi menjadi 3 (tiga) kategori utama. Masing-masing kattegori mempunyai definisi yang berbeda.

Berikut ini penjelasannya.

1. Invoice biasa

Invoice biasa adalah berupa faktur sederhana yang berisikan detail transaksi item barang, jumlah, harga satuan, dan total harga.

2. Invoice proforma

Invoice proforma adalah invoice sementara. Hanya dikeluarkan saat pembeli (klien) melakukan pembayaran bertahap.

3. Invoice konsuler

Invoice konsuler adalah faktur khusus transaksi dengan cakupan antarnegara (internasional). Seperti transaksi barang ekspor dan impor.

Cara Membuat Invoice

Setelah membahas apa itu invoice di atas, sekarang kita bahas cara membuatnya.

Bagaimana cara membuat faktur yang baik dan benar? Berikut ini langkah/panduan sederhana dan lengkap.

• Sisipkan logo dan nama perusahaan Anda pada lembar kop invoice
• Beri baris untuk menulis identitas penjual dan pembeli
• Buat tabel yang berisi nomor, nama produk/jasa, deskripsi, jumlah, satuan, harga satuan, diskon (jika ada), serta jumlah harga barang/jasa.
• Sisipkan baris PPN
• Tuliskan total bayar
• Beri baris untuk informasi tambahan di bawah tabel jika diperlukan
• Beri keterangan tempat, waktu, tanda tangan, dan nama terang klien sebagai bukti sah invoice

Tips agar Invoice Berjalan Lancar

Meskipun pihak yang menjual barang atau jasa telah menerbitkan invoice, tidak berarti proses pembayaran akan berjalan dengan mudah dan lancar.

Jika terjadi keterlambatan pembayaran tentu akan memengaruhi kas Anda. Apalagi kalau produk atau jasa yang dibeli berjumlah besar.

Untuk mengatasinya, bisa coba beberapa tips di bawah ini.

• Sertakan identitas instansi penjual pada kop invoice. Agar penerima invoice mengetahui pihak pengirim invoice.
• Faktur berisikan informasi yang singkat, namun jelas dan mudah dipahami.
• Kirim faktur secepatnya setelah pengiriman barang dilakukan atau setelah jasa yang dipesan telah dipenuhi.
• Tentukan tenggat waktu kurang dari 30 hari
• Berikan pilihan sistem pembayaran yang fleksibel, agar pembeli barang/jasa bisa lebih mudah menyelesaikan tagihan
• Jika ada denda jika terjadi keterlambatan pembayaran, maka berikan denda yang masuk akal. Agar klien segera melakukan pembayaran tagihan.
• Beri potongan harga sekali tempo
• Kirim pengingat secara berkala. Misal sebulan sebelum jatuh tempo atau 2 minggu sebelum jatuh tempo.

Contoh Invoice atau Faktur

Contoh 1:

Contoh 2:

Contoh 3:

Link Download Contoh Invoice

Bisa unduh contoh faktur di atas di tautan berikut ini: file doc

Kesimpulan Apa Itu Invoice

Sekarang Anda sudah mengetahui dan mengerti arti dan definisi dari faktur atau tagihan (invoice).

Baca juga:
* Mengubah Atau Merubah, Mana yang Benar?

Jika memiliki badan usaha, maka Anda harus memperhatikan soal invoice. Untuk memastikan pembayaran yang tepat waktu oleh pembeli atau klien Anda.

Juga agar kantor atau pribadi Anda memiliki image yang positif yang bertanggung jawab.

Semoga artikel yang membahas ‘apa itu invoice’ ini bisa bermanfaat.